Trabajo remoto: recomendaciones para su implementación efectiva

El Ministerio de Salud anunció que en un plazo no mayor a 10 días Chile podría entrar en la fase 3 del coronavirus: esto es, que los infectados ya no podrán ser trazados desde los destinos desde los cuales importaron la enfermedad.

Esta infección comunitaria, que vendrá a sumarse a los perjuicios provocados por el estallido social, empujan a las empresas a equilibrar la productividad y el bienestar de sus trabajadores. De este modo, el trabajo remoto aparece como una opción que gana terreno.

El teletrabajo trae varios desafíos a los cuales estar atentos. Implica coordinar con la jefatura directa las recomendaciones y elementos a considerar en un plan estructurado que asegure y mantenga la calidad del servicio comprometido del trabajo.

Se debe analizar además, con qué implementos técnicos (computador, micrófono y teléfono) contamos para poder llevar a cabo el plan, cuáles faltan y cómo los podemos proveer.

Un único canal informativo es también fundamental para activar o desactivar este plan, ya sea en la forma (correo electrónico, hangout, chat) o en quién es la autoridad asignada para tomar esta medida.

El trabajo remoto, si bien muchas veces va a ser indispensable para asegurar la salud de nuestro equipo de trabajo, debe tener normas muy rigurosas que no impliquen una falta de cumplimiento.

Hay que considerar que muchas empresas no reconocen el teletrabajo como una metodología; otras son muy jóvenes, inexpertas y otras menos tecnológicas, por lo que el manual debe ser creado para cada institución.

Acá algunas recomendaciones clave para implementar un manual de teletrabajo:

– Para avanzar de buena forma, la información oficial sobre si un día se trabajará remoto o presencial debe ser canalizada a través del responsable de la empresa. Se deben definir vías oficiales de comunicación, como el correo electrónico u otro. Los horarios de trabajo se mantienen, y por lo tanto, las tareas y entregas deben realizarse en ese espacio de tiempo.

– Una buena manera de partir el día es mantener reuniones de sincronización, idealmente entre 09.00 horas y 09.30 horas y 15.30 horas a 16.00 horas. Con esto se pueden revisar los avances, pendientes y fechas de entrega. En lo posible se deben crear en el calendario citas con la opción de “videoconferencia”.

– Siempre se debe compartir información con los demás miembros del equipo a través de la sincronización de las tareas con herramientas como Trello. Todas las comunicaciones entre el equipo deben ser acompañadas por un buen micrófono o un teléfono que permita comunicarse adecuadamente.

-Mantener la empatía. Siempre hay que preocuparse de cómo está tu compañero.

-Los niveles de comunicación también deben ser óptimos con los clientes, quienes no pueden quedar fuera de esta estrategia a través de sincronizaciones periódicas e información oportuna.

-¿Y si no alcanzo a entregar una tarea encomendada? Lo mejor es avisar con la mayor anticipación posible, primero al equipo para evaluar si lo puede resolver alguien más, y luego al cliente informando un nuevo plazo.

La transparencia, confianza y autoorganización son elementos cruciales que van a permitir entregar el espacio y las herramientas necesarias para que el trabajo desde la casa, en esta coyuntura tan especial para el país, sea un éxito.