Oficina manual vs digital: las ventajas de la reducción de papeles por el teletrabajo
Bajo el formato que comienza a ser tendencia, acelerado por la pandemia, no existe pérdida o merma de documentos, ya que estos en la mayoría de las ocasiones son custodiados en una nube y se puede generar una copia, si así se desea.
Además de contribuir a la disminución en el uso de papeles, las organizaciones se ven beneficiadas en términos de productividad. Foto: Agencia UNO/Archivo
La digitalización de procesos y la implementación del teletrabajo en diversas áreas, ha permitido a miles de organizaciones mantener su actividad y no desaparecer, tras efectos producidos por el estallido social y la actual crisis sanitaria. Dentro estos cambios experimentados se encuentran tanto, una serie de nuevos desafíos como también, beneficios a corto, mediano y largo plazo, ¿uno de ellos?: la huella ecológica.
Para los expertos en la materia, hoy debe ser prioridad para todo tipo de organización transformar procesos obsoletos y acelerar la digitalización al interior de sus distintas esferas. Dentro de estos puntos se encuentra, por ejemplo, la experiencia en la gestión de documentos al interior de las oficinas, ya que según datos aportados por e-Digital, empresa nacional con presencia Latam (Chile. Brasil y Perú), el 90% de las tareas típicas en una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel, que por cierto no vuelven a ser reutilizados en un 85% de las veces.
Es por esto que la digitalización cobra una gran importancia en los tiempos actuales, ya que en los mismos datos dados a conocer por e-Digital, además de contribuir a la disminución en el uso de papeles, las organizaciones se ven beneficiadas en términos de productividad con un 60% de empleados invirtiendo una hora diaria en duplicar el trabajo de otros, versus 10 minutos que se ocupan en promedio por medio de un documento digital. A esto se le suma un 30% más de tiempo buscando archivos en una oficina tradicional, en comparación a la automatización de quienes han digitalizado esos mismos procesos.
“Digitalizar procesos manuales a en forma rápida y segura, cumpliendo con los mandatos para proteger los datos confidenciales, permite obtener confianza en un ecosistema empresarial, esto si además se aseguran los activos digitales corporativos contra el acceso no autorizado”, comenta Rafael Pérez, experto en transformación digital y Co-Fundador de e-Digital.
Lo recién expuesto, aborda otra arista de la digitalización de las oficinas, ya que la seguridad de documentos en formato físico en un 50% de las ocasiones son copias o fotocopias de un archivo original, mientras que los documentos custodiados digitalmente son originales y las transacciones son vinculantes jurídicamente. Por otra parte, bajo el formato que comienza a ser tendencia, acelerado por la pandemia, no existe pérdida o merma de documentos, ya que estos en la mayoría de las ocasiones son custodiados en una nube y se puede generar una copia, si así se desea.
“La tecnología existente es variada para enfrentar este desafío, pero las empresas y organismos públicos optan por tecnologías basadas que contengan certificados digitales y módulos criptográficos para obtener las más altas vías de protección”, complementa Pérez.
