Descubre seis ventajas de un software de recursos humanos

La implementación de un software de recursos humanos en nuestra organización puede ser muy útil para optimizar diferentes tareas de este importante departamento. En la actualidad, la digitalización forma parte fundamental del éxito de una empresa, ya que al aplicar tecnología en las operaciones de las diferentes áreas se pueden elevar los niveles de eficiencia y productividad.

Un proceso de transformación clave para mejorar

En los últimos años, muchas empresas han experimentado el proceso de transformación digital de sus operaciones. De este modo, según información de las autoridades de gobierno, desde marzo de 2020 se han digitalizado más de 352.000 compañías, cifra que ubicó a Chile como el país que más empresas digitalizó desde la aparición de la pandemia según la OCDE.

De esta forma, integrar soluciones digitales en los diferentes departamentos de nuestra empresa resulta clave para mejorar el rendimiento global, entregar un servicio de calidad a los clientes y ser competitivos en el mercado.

¿Por qué trabajar con un software de recursos humanos?

En particular, la implementación de un software de recursos humanos nos puede entregar diversas ventajas:

1. Ahorro de tiempo
En general, el departamento de recursos humanos abarca responsabilidades que demandan una gran cantidad de tiempo, como el control de asistencia o la gestión manual de diferentes requerimientos por parte de los empleados (vacaciones, permisos, entre otros).

Por esta razón, la utilización de un software de recursos humanos nos permite automatizar ciertas operaciones claves de este departamento como el pago de remuneraciones, logrando mayor eficiencia y rapidez. Además, posibilita que los trabajadores puedan resolver por sí solos ciertos requerimientos, sin la necesidad de recurrir al personal del área.

2. Mayor orden en los procesos

A través del uso de un gestor documental se pueden almacenar y organizar desde un solo lugar los documentos de la empresa, como contratos de trabajo o liquidaciones, optimizando el proceso de rastreo.
Esta herramienta nos entrega mayor seguridad y eficiencia al evitar que se pierda algún documento importante y al facilitar el rápido acceso a la información. Además, nos ofrece la posibilidad de crear documentos personalizados según el trámite en cuestión.

3. Se evitan errores

Otra de las principales ventajas de este sistema tiene relación con la capacidad de eliminar los errores humanos típicos, es decir, aquellos que se generan al registrar de forma manual algún dato o información de documentos legales relevantes como las declaraciones juradas o el pago de cotizaciones, al actualizar de forma automática esta información mes a mes.

4. Integración de la firma digital

También, este software nos permite certificar diferentes tipos de documentos en cualquier momento y lugar a través del uso de la firma digital simple o avanzada.

De esta forma, si se requiere firmar con urgencia documentos como contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo o solicitudes de vacaciones, esta herramienta resulta muy útil y confiable, incentivando la realización de estas operaciones a distancia, logrando evitar que los trabajadores se vean forzados a realizar trámites presenciales.

5. Reducción de costos

La diversidad de tareas que demanda el departamento de recursos humanos requiere de una gran cantidad de personas que las lleven a cabo. Por esta razón, al integrar un sistema de gestión digitalizado, muchas de estas labores se optimizan gracias a la automatización y a la simplificación de procesos, lo que implica un menor costo de personal.

Además, se genera un gran ahorro de dinero asociado a la reducción de gastos en papel e impresoras, ya que todos los documentos y archivos se gestionan en formato digital.

6. Rápida toma de decisiones y acceso a la información

Un software de recursos humanos nos permite tener control en tiempo real sobre las diferentes operaciones que se llevan a cabo, facilitando el proceso de toma de decisiones oportunas y acertadas que vayan en beneficio de la organización, a través de una rápida comunicación y acceso a la información.

Además, esta herramienta resulta muy práctica para el uso particular de los propios colaboradores, ya que, por sí solos tienen la opción de acceder a la información vinculada a sus permisos, horarios de trabajo o vacaciones.

Ya conocemos los principales beneficios de trabajar con un software de recursos humanos. Debemos recordar que, la implementación de herramientas digitales juega un rol fundamental en el éxito de nuestra empresa.