Transparencia hace 17 sugerencias al Gobierno para el cambio de mando: no borrar correos y entregar documentos

El Consejo para la Transparencia (CPLT) envió un oficio a 349 instituciones públicas, donde entregan una serie de recomendaciones sobre el trato que deben dar a documentos y a la información por parte del Gobierno saliente de cara al cambio de mando que se realizará el próximo 11 de marzo, donde se instalará Sebastián Piñera en La Moneda por segunda vez.

Son un total de 17 sugerencias para autoridades y funcionarios entrantes y salientes, donde se explica cómo se debe manejar la información sobre la gestión del organismo en los últimos cuatro años, según explica Emol, lo que busca facilitar la instalación del próximo gobierno.

“Lo que se busca también es darle continuidad a la gestión administrativa de las instituciones de manera clara, pero por sobre todo transparente. Los organismos, y en particular los funcionarios, deben estar tranquilos pues la conservación de correos o documentos sólo responde a una lógica que pretende mejorar el trabajo de las reparticiones y permitir un efectivo control social de los ciudadanos”, explica Marcelo Drago, presidente del CPLT.

Entre estos se incluye que exista una continuidad en transparencia activa, la que se debe actualizar los primeros 10 días hábiles del mes de marzo, siendo “responsabilidad de las autoridades que a esa fecha estén ejerciendo el cargo” aunque con facilidades de los salientes para velar por la coherencia de la información entregada.

Al mismo tiempo, para mantener el derecho de acceso a la información pública “deberá entregarse por parte de la autoridad que deja su cargo a aquella que lo asume, un listado de los que se encuentren pendientes de resolución”.

En el tratamiento de documentos, el consejo plantea que para no entorpecer el ejercicio del acceso a la información, toda la información relacionada con una solicitud de este tipo, ya sean resoluciones, actas, expedientes, contratos, acuerdos, entre otros, “deberán quedar en los archivos del respectivo organismo en soporte papel o electrónico, de manera que se encuentre a disposición de las futuras autoridades y de los ciudadanos”.

“No borrar correos electrónicos” es otra recomendación hecha, de modo que se “conserven los registros de estas comunicaciones y guarden respaldo institucional de los mismos, con el objeto de dejar constancia de la transmisión y recepción efectuadas por medios electrónicos y del contenido de los mismos”. Se trata de una medida de suma importancia y que en el pasado ha generado polémica su no cumplimiento.

El CPLT apunta a la correspondencia de la Presidencia de la República, la que debe mantenerse, en original o copia, los cuales serán guardados en los archivos de la Administración del Estado, debido a que se trata de información a la que puede acceder cualquier persona en el uso de su derecho.

También se incluye que el trato de documentos sea cuidadoso debido a que “la expurgación o destrucción” de documentos en la Administración Pública, exige un acto administrativo que autorice aquello y un acta que dé cuenta de esto. “Los documentos de los ministerios y demás órganos y servicios públicos que hayan cumplido cinco años de antigüedad deben ser enviados al Archivo Nacional”, apuntan.

Respecto de los “documentos secretos o reservados“, el Consejo explica que deberán entregarse, haciéndose mención a la obligación de guardarlos “en condiciones que garanticen su preservación y seguridad, durante el plazo de diez años, sin perjuicio de las normas que regulen su entrega al Archivo Nacional”.

Sobre “vida privada“, aquellas autoridades que dejen sus cargos deberán actualizar el registro de las bases de datos en el Registro Civil. Al mismo tiempo, hay que informar del listado actualizado de los bancos de datos registrados a la nueva autoridad, “con el objeto que se mantengan o adopten las medidas de seguridad requeridas”.