Teletrabajo y gestión del tiempo: ¿Cómo combinarlos?

Producto de la pandemia, nos hemos vistos obligados a replantear los sistemas de trabajo tradicionales. Tanto en Chile como en el resto del mundo, muchas empresas han ido modificando sus acciones tradicionalmente presenciales por gestiones que, sustentadas en la tecnología, permiten la continuidad de las labores sin exigir para ello que nos desplacemos hacia nuestras oficinas, talleres, laboratorios, tiendas o salas de clase.

Aquí surge un nuevo reto, que debe ser resuelto de manera individual y cuyo resultado permitirá mejorar la calidad de nuestra vida personal y laboral. Pareciera ser imprescindible poder organizar nuestras rutinas de tal forma que las tareas cotidianas, el descanso y la productividad permanezcan coordinados, y más aún, bajo nuestro control. El entorno de trabajo ha cambiado de forma significativa y posiblemente de manera permanente.

Al hablar de autogestión del tiempo es imposible separar este concepto del de planificación, priorización y armonía. Si queremos alcanzar los objetivos, debemos tener claro previamente cuáles son aquellos que requieren de nuestra mayor atención.

La pregunta que debiéramos plantearnos hoy todos los trabajadores remotos es si estamos gestionando adecuadamente nuestro tiempo, especialmente si tomamos conciencia de que es uno de los principales motivos por los cuales nos sentimos muchas veces frustrados y estresados.

Sabemos que el compromiso y la motivación laboral no son sinónimos ni tampoco fenómenos equivalentes, sino que estos ocurren independientemente uno de otro. Lo que comparten es que ambos forman parte de la misma dimensión personal del “querer hacer”, pero con mecanismos de funcionamiento totalmente diferentes. Una gestión del tiempo adecuada podría dar paso a un sentido de alivio por cumplir con nuestros compromisos, lo que redunda en un incremento de la motivación laboral. La administración del tiempo es, en verdad, administración de la vida.

Existe variada bibliografía e información en internet sobre distintas herramientas y técnicas para la gestión del tiempo. Algunos hemos también leído acerca del modelo de las “4 D”, que se sustenta en cuatro pilares para distribuir la jornada.

Lo primero consiste en realizar actividades concretas (Dedicación). Luego, organizamos nuestra agenda en función de las actividades que debemos realizar con otros miembros de la empresa, como videoconferencias (Disponibilidad). También organizamos nuestros tiempos de desconexión (Desenganche) y, por último, recargamos nuestras energías vitales al dormir (Descanso).

A diferencia del trabajo en la oficina, el trabajo en nuestros hogares crea muchas veces la sensación de multitareas, habiendo perdido la rigurosidad que nos daba el contexto físico, colegas, ambiente y horario definido. Frente a esto, lo más recomendable es planificar nuestra semana y nuestro día a día haciendo un listado de las cosas que debemos hacer de manera prioritaria.

Debemos ser cautelosos, ya que es impresionante la cantidad de tiempo que las personas gastamos en actividades sin valor, y para ello es bueno recordar cuál es el compromiso que cada perfil de cargo delimita como responsabilidad frente a la empresa. El estar ocupados no es lo mismo que ser productivos; es importante descubrir en qué perdemos nuestro tiempo. Podemos empezar por definir una tarea prioritaria que queremos completar, asignándole tiempo en nuestra agenda, no distraernos con correos o redes sociales hasta terminarla, y si sobrepasa los treinta minutos debemos descansar. Para el trabajo en equipo, podemos documentar los procesos y reducir las reuniones.

Organizar nuestro tiempo es sin duda la mejor ruta para mejorar nuestra productividad. A medida que las empresas van evolucionando y adaptándose a los cambios, surgen demandas necesarias de abordar. El rol que cada miembro de la empresa tiene es alinear sus objetivos considerando estos cambios que nos impactan a todos y cada uno de nosotros.